Линк към оригинала: https://imprenditore.info/scopri-i-segreti-della-delega-ai-giovani-strategie-efficaci-per-trasformare-il-tuo-team/
В корпоративната среда, но и в живота като цяло, делегирането представлява немалко предизвикателство.
Когато става въпрос за делегиране към млади хора, трудността може да стане още по-голяма! Младите хора често нямат умения и опит, не познават динамиката на работа и може да се каже, че все още са „незрели“. Ето защо при тях е важно да се действа с търпение и да се оказва постоянна подкрепа.
Реалността е, че младите хора са изключително умни и отзивчиви и след като им бъдат поверени и делегирани задачи, те са способни да разкрият най-големия си потенциал. Въпреки това едно неправилно извършено делегиране може да доведе до загуба на ценен млад ресурс. Ето защо моментът на делегиране е от основно значение за израстването на служителя и към него трябва да се подхожда с изключително внимание и грижа.
Каква е тайната на делегирането на отговорности към младите хора? С нас за това разговаря Алис Бигети, 21-годишна консултантка, която успешно е делегирала задачите си на екип от млади момичета от поколението Z.
Разкажете ни, Алис, как успяхте да насърчите чувството за единство и сътрудничество сред членовете на екипа си, като винаги сте проявявали лидерство към тях, въпреки младата си възраст?
Първо, сприятелих се с всички членове на групата, които бяха момичета. Отделих време да се запозная с тях и да разбера техните очаквания и предпочитания. Всъщност през първите няколко седмици проведох много срещи, както групови, така и индивидуални, по време на които разбрах защо момичетата са се присъединили към OSM и какви са техните цели в компанията. По този начин успях да разбера и доколко те са отдадени на работата си.
Този подход означаваше, че те веднага възприеха моята роля на ръководител, който ги подкрепя и им помага да се развиват.
След това винаги поддържахме открит, приятелски и директен диалог. Момичетата се чувстваха комфортно да говорят с мен за проблемите си и заедно намирахме решения. Ако им се налагаше да си вземат почивен ден, за да се справят с лични въпроси, те ме уведомяваха и се организирахме по съответния начин. Накратко, моята цел беше да бъда винаги близо до тях и да създам атмосфера, в която те да не ме възприемат като началник, от когото трябва да се страхуват, а като човек, с когото могат да говорят открито и да се съобразяват с него.
Що се отнася до лидерството, не ми беше трудно да го упражнявам, винаги говорех с тях приятелски, но и много решително. От съществено значение е да се съчетаят решителност и съпричастност. Ако си поставях краен срок или цел пред момичетата, тя трябваше да бъде изпълнена. Ако нещо не беше изпълнено в определения срок, проучвах защо и след това ги насърчавах да наваксат.
Какви стратегии приехте, за да гарантирате успешното и ефикасно изпълнение на възложените задачи?
Стратегията, която възприех, се състоеше в това, че всяко от момичетата състави седмичен график с всички дейности, които ще трябва да извършва ден след ден. След това, в неделя вечер, проверявах графиците и ако беше необходимо, добавях или премахвах елементи.
В понеделник сутринта, по време на срещата, им обяснявах причините за всички промени, които съм направила, и се уверявах, че всяко момиче ясно разбира какви са отговорностите му за седмицата и какви са крайните цели на възложените дейности.
Освен това през първите месеци на работа в сянка поисках да ми се изпраща ежедневен отчет за изпълнените и неизпълнените дейности.
След това се опитвах да разбера защо това лице не е изпълнило определени дейности. Чудех се: дали не ги е изпълнил поради липса на време, или защото не е разбрал напълно какво трябва да направи? Затова на следващата сутрин му ги представях отново, като се уверявах, че ги е разбрал и изпълнил. Повтарях този процес седмица след седмица, докато в рамките на няколко месеца не делегирах всичките си задачи.
Имаше ли конфликти или разногласия в екипа? Как се справихте с тях?
Да, имаше както между членовете на екипа, така и между мен и някои от тях.
В случай на конфликти между мен и друг член на екипа подхождах към ситуацията с открит и директен подход. Поканвах засегнатото лице да седне и започвах спокоен и уважителен разговор: „Какво се случи? Каква е причината за този гняв?“ Проявявах искрен интерес към разбирането на проблема и работехме заедно, за да определим всички възможни решения.
За мен беше и все още е важно да се уча от грешките и да се усъвършенствам. Тази конфронтация беше от голяма полза за мен.
В такива случаи е важно да накарате другия човек да разбере, че сте там, за да му предложите подкрепа и помощ. Ако другият човек е готов да приеме подкрепата ви, работите заедно, за да преодолеете препятствието. В противен случай, ако той/тя не е склонен/а да приеме помощта, е по-добре и двамата да тръгнете по своя път.
Тези моменти на конфронтация винаги изискват голяма съпричастност и спокойствие. Когато след това другият разбере, че вие сте там само за да му/ѝ помогнете, връзката и сътрудничеството между вас стават по-силни.
Имало е и разногласия между членовете на екипа, които могат да се случат по-лесно, когато сте млади. В тези моменти замесените момичета връщаха проблемите си при мен. Реших да се справя с проблема, като седнах и с двете и ги насърчих да разговарят, докато заедно намерят решение. Това ми позволи да разбера гледните точки и на двете. След това ги помолих да напишат на лист хартия какво ги притеснява взаимно. След това ги накарах да прочетат тези наблюдения един на друг и ги попитах: „Сега, след като знаем вашите трудности, как можем да ги разрешим заедно?“.
Винаги оставах неутрална и действах само като посредник. Този подход им позволи да се разрешат конфликтите и да намерят решение.
Какъв съвет бихте дали на предприемачи или мениджъри, които трябва да делегират задачи на млади хора?
Важно е да сме отворени за промени и да приемем, че някой друг може да ни предложи различен метод за справяне с дадена ситуация, може би дори по-бърз и по-ефективен от нашия. В крайна сметка целта на делегирането не е човекът да повтори точно това, което ние сме направили, а по свой начин да постигне подобни или дори по-добри резултати от нас. Това изисква готовност както да помагаме на другите, така и сами да получаваме помощ, когато е необходимо.
Друг съществен аспект е планирането, което предшества делегирането. То включва определяне на начина на делегиране, какво да се делегира и на кого. Освен това, преди дори да започне действителното делегиране, трябва да се подготвят длъжностни характеристики, т.е. подробни наръчници, съдържащи цялата информация, свързана с конкретната роля.
Друга основна характеристика, която трябва да се вземе предвид, особено когато се делегира на млади хора, е стойността на признанието. Важно е младите хора постоянно да бъдат хвалени, тъй като те често са склонни да се подценяват и омаловажават. Признанието е от съществено значение за младите хора, защото помага да се поддържат високата им мотивация и самочувствие. Младият човек може сериозно да се усъмни в собствените си способности, ако не получава насърчение от тези, които го ръководят. Ето защо от време на време е необходимо да успокоявате членовете на екипа и да им казвате, че вършат чудесна работа, като ги насърчавате да продължат усилията си.
Вярвам, че за успешното делегиране е изключително важно човек да има много търпение и да вярва напълно в потенциала на хората си. Важно е да създадете среда, в която те да се чувстват свободни да се изявят напълно и да ви се доверят.
Друг съвет, който бих дала, е да избягвате да приемате нещата за даденост. Това включва да придружавате хората си на всеки етап от процеса, да им обяснявате всеки детайл, сякаш говорите с дете.
И накрая, важно е да ги изслушвате внимателно. Особено младите хора, те ви разказват за своите пропуски или нужди по отношение на дадена работа и дори могат да предложат нови идеи за подобряване на нейната ефективност. Вие просто трябва да ги изслушате!
Забелязвам в други фирми-клиенти, че в момента на делегиране собственикът изисква нещата да се правят точно както той иска, без да се вслушва в предложенията на младите хора. Това е сериозна грешка, защото човек рискува да загуби нови подходи, може би дори по-ефективни.
Ето защо трябва много да слушаме, да сме съпричастни и винаги да общуваме открито.
Делегирането може да изглежда заплетен и сложен процес и признавам, че често е трудно да се справим правилно! Има моменти, в които търпението се разколебава, и други, в които се питате: „Но защо реших да делегирам? Ще се върна към това да правя всичко сам!“
Тези реакции са напълно нормални! Мога да ви уверя обаче, че делегирането е наистина полезно пътуване. Когато видите, че членовете на екипа ви се движат самостоятелно и печелят в собствената си роля, повярвайте ми, сърцето ви ще се изпълни с вълнение.
Пожелавам на всички да опитат това прекрасно преживяване!