КАК ДА РАЗПРЕДЕЛЯТЕ РОЛИТЕ В КОМПАНИЯТА?

КАК ДА РАЗПРЕДЕЛЯТЕ РОЛИТЕ В КОМПАНИЯТА?

Автор: Паоло Руджери

Организационната схема, която проектирате за вашия бизнес, не е представяне на кой какво прави, а списък на функциите, от които ще се нуждаете, за да постигнете бизнес целта си.

Организационната схема е представяне на БЪДЕЩЕТО!

От какви функции ще се нуждая, за да постигна целите си?

За да можете да се справите с работата, дори и да сте в началото на бизнеса си, трябва да изградите поне една мини-организационна схема. Организационната схема е диаграма, която показва кой какво прави в дадена компания. Наличието ѝ и разпределянето на ролите ще ви помогне да направите бизнеса по-ефективен, а също и да направите всички хора по-продуктивни, да се уверите, че не се налага да вършите цялата работа, и да предотвратите пренебрегването на важни области от бизнеса.

Под ръководството на главния изпълнителен директор има три макросектора, които съставляват най-важните области на бизнеса.

Генералният директор одобрява всички разходи, Администрацията отговаря за фактурирането и възстановяването на кредити, извършването на плащания и съхраняването на всички счетоводни и правни документи (напр. лични данни, социални книги, документи за наемане на работа), необходими за дейността на дружеството. Там също така се следи месечния финансов план, който показва приходите и разходите от току-що приключилия месец и всички загуби или печалби.

Поставете на тази длъжност най-подредения човек сред съдружниците или първия си административен служител. Този човек ще взаимодейства пряко със счетоводителя и ще организира двете годишни срещи, които вие и той/тя ще проведете със специалиста, за да обсъдите данъчната ситуация. Той също така ще се грижи за договорите и всички дейности, необходими, за да може дружеството да функционира на 100% в съответствие със законовите изисквания.

Производствената зона отговаря за изграждането или извършването на работите, за които е платено на дружеството. Тя също така управлява склада за материали и оборудване, поддръжката и управлението на неудовлетворените клиенти. Поставете на тази длъжност лицето, което е най-компетентно технически или е по-добро в създаването на продукта или услугата. Производственият сектор се занимава и с покупки (дори ако вие сте този, който ще трябва да одобри условията на поръчката – цени и срокове на плащане) и проверка на съответствието на постъпващите стоки.

Търговската област се занимава с намирането на нови клиенти, популяризирането на продуктите и услугите на компанията и продажбата. Поставете лицето, което е по-добро в маркетинга и продажбите, в тази дейност. Ако никой от вас няма опит в тази област, поставете лицето, което е най-общително и добро във взаимоотношенията. То също така ще се грижи за уебсайта, социалните канали и ще поддържа архив на всички клиенти и потенциални клиенти.

Човешките ресурси, т.е. проучването и подборът на нови сътрудници, са функция на „персонала“, която се изпълнява от помощник на собственика. В началния етап, когато все още нямате никого, можете да я изпълнявате сами или да я възложите на някой от мениджърите си.

В повечето малки предприятия собственикът, след стартирането на дейността, освен че ще координира работата, ще изпълнява „отгоре“ една от трите макрофункции като мениджър. Необходимо е да знае, че когато фирмата започне да се структурира, той ще може да поддържа само една макрофункция (административен мениджър или мениджър производство, или мениджър продажби), в противен случай ще бъде толкова изгубен и въвлечен в различни дейности, че вече няма да върши управленската работа, която трябва да върши.

В случай че няма такъв и изпълнява трите горепосочени функции сам, трябва да започне да делегира, например да назначи човек на непълно работно време в администрацията, дори и да е негов близък, и да го накара да изпълнява всички административни задачи. Друг вариант е да определи най-добрият си работник, да му напише наръчник с процедури как да управлява производството и да го назначи като свой заместник.

Ако и все още нямате изградена органиграма, свържете се с нас тук.